Povinně zveřejněné informace dle GDPR

Informace o účelu zpracování osobních údajů, kategoriích osobních údajů, kategoriích příjemců, kategoriích subjektu údajů a době uschování osobních údajů zpracovávaných jednotlivými úseky GOB a SOŠ Telč dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.

Správce osobních údajů:

Gymnázium Otokara Březiny a Střední odborné škola
příspěvková organizace
Hradecká 235
588 56 Telč

Pověřenec pro ochranu osobních údajů:

Ing. Lenka Lančová
tel. 602217967
e-mail: eu.gdpr.dpo@gmail.com

Rozsah a účel zpracovávaných údajů

Gymnázium Otokara Březiny a Střední odborná škola Telč zpracovává údaje žáků a jejich zákonných zástupců, dále zaměstnanců školy, obchodních partnerů a strávníků školní jídelny (subjektů údajů) v rámci:

plnění právních povinností – dle zákona 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), vyhlášky č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení), zákona 262/2006 Sb. – zákoník práce, zákona 586/1992 Sb. – zákon České národní rady o daních z příjmů, a dle dalších platných zákonů – vedení školské dokumentace a evidence bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, organizace stravování, sociální pojištění. Jedná se o správní řízení o přijetí, správní řízení o individuálním vzdělávání, o údaje ve školní matrice, třídní knize, knize úrazů, zápisy o seznámení se školním řádem, vedení katalogových listů, vedení klasifikačních údajů, údajů o docházce, zápisy z pedagogické rady aj.)

oprávněných zájmů – vedení kontaktních informací, jmenných seznamů žáků potřebných při realizaci výuky, provoz kamerového systému z důvodu ochrany majetku a zajištění bezpečnosti,

se souhlasem subjektu údajů – pořizování fotografií a dalších digitálních záznamů a jejich zveřejňování v rámci propagace školy, jména, příjmení a třídu žáka v rámci propagace školy - informování o úspěších dosažených v soutěžích, sportovních a vědomostních akcích, poskytování potřebných osobních údajů organizátorům těchto akcí.

Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro výše uvedené účely. Jedná se především o kontaktní a identifikační údaje, údaje popisné vztažené ke vzdělávání nebo úrazu žáka a zvláštní údaje o zdravotním stavu žáka.

Doba zpracování osobních údajů

Podle pravidel Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů jsou osobní údaje uchovávány pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.
Lhůta, po kterou jsou osobní údaje zpracovávány a uchovávány, je uvedena ve vnitřním předpisu školy (Spisovém a skartační řádu). Po uplynutí lhůty nebo po pominutí účelu zpracování jsou osobní údaje archivovány nebo skartovány.

Ekonomický úsek

Účel zpracování osobních údajů	Kategorie subjektů údajů	Rozsah osobních údajů	Kategorie příjemců údajů	Doba zpracování
Oběh účetních dokladů, realizace požadavků jednotlivých odborů MěÚ, FÚ, ČSÚ, ÚP, CSÚIS, KRÚ	účastníci řízení	Adresní a identifikační údaje, popřípadě číslo bankovního účtu	GOB a SOŠ Telč, MěÚ, FÚ, ČSÚ, ÚP, CSÚIS, KRÚ	10-20 let
Nájemní smlouvy	žadatel (smluvní strana)	U fyzických osob titul, jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého bydliště, popř. adresa ro doručování písemností	GOB a SOŠ Telč, KRÚ	Dle spisového a skartačního řádku 5 let po ukončení nájemního vztahu
Smlouvy o výpůjčce	Žadatel (smluvní strana)	Údaje statutárního města Telč, popř. jiných vypůjčitelů	GOB a SOŠ Telč, KRÚ	Dle spisového a skartačního řádku 5 let po ukončení nájemního vztahu
Darovací smlouvy	Žadatel (smluvní strana)	U fyzických osob titul, jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého bydliště	GOB a SOŠ Telč, KRÚ	Dle spisového a skartačního řádku 5 let po ukončení nájemního vztahu
Smlouvy ostatní - Odběr energií (plyn, studená voda, teplo) - O poskytnutí služeb a prací - Smlouvy o dílo – servis výtahů, EZS, revize, opravy a ostatní	Fyzické osoby a právnické osoby	Titul, jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu nebo kontaktní adresa žadatele, příp. další osobní údaje, které žadatel uvede. Název, sídlo, bankovní spojení, popř. další údaje, které jsou ve smlouvě uvedeny	GOB a SOŠ Telč, KRÚ	Dle spisového a skartačního řádu
Lyžařské výcviky, sportovní kurzy apod.	Fyzická osoba	Jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu	GOB a SOŠ Telč	Dle spisového a skartačního řádu
Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách - Plnění povinnosti dle § 147 /povinnost k uveřejňování smluv nad 500 tis. bez DPH/	účastníci řízení	Název, sídlo, bankovní spojení, popř. další údaje, které jsou ve smlouvě uvedeny	GOB a SOŠ Telč – uveřejňování probíhá prostřednictvím portálu PO	Dle spisového a skartačního řádu

Personální úsek, sekretariát

Účel zpracování osobních údajů	Kategorie subjektů údajů	Rozsah osobních údajů	Kategorie příjemců údajů	Doba zpracování
personální evidence zaměstnanců	zaměstnanci	osobní údaje související s personální evidencí zaměstnanců	zaměstnavatel, mzdová účtárna	po dobu pracovněprávního vztahu, pak dle spisového a skartačního řádu, nejdéle osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí vč. dotazníků (50 let po ukončení pracovněprávního vztahu)
platová evidence zaměstnanců	zaměstnanci	osobní údaje vztahující se ke zpracování mezd	zaměstnavatel, OSSZ, ČSSZ, FÚ, zdravotní pojišťovny, soudy, exekutorské úřady, ÚP	po dobu pracovněprávního vztahu, pak dle spisového a skartačního řádu, nejdéle osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí vč. dotazníků (50 let po ukončení pracovněprávního vztahu)
evidence pracovně lékařských prohlídek zaměstnanců	zaměstnanci	osobní údaje související s personální evidencí zaměstnanců	zaměstnavatel, poskytovatel pracovně lékařských služeb, kontrolní orgány	po dobu pracovněprávního vztahu, pak dle spisového a skartačního řádu (5 let po ukončení pracovněprávního vztahu)
pojistné události v souvislosti s úrazy	žadatel o odškodnění	titul, jméno, příjmení, datum narození, RČ, adresa trvalého bydliště	pojišťovací společnost, zdravotní pojišťovny	Dle spisového a skartačního řádu – 5 let po vyřízení žádosti
Řešení pracovních úrazů v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění a s NV č. 201/2010 Sb. o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamů o úrazu	zaměstnanci	titul, jméno, příjmení, datum narození, RČ, adresa trvalého bydliště, zdravotní pojišťovna, druh práce, zdravotní stav	Pojišťovny, Oblastní inspektorát bezpečnosti práce, odborová organizace, OSSZ, Policie ČR	Dle spisového a skartačního řádu – 10 let po vyřízení žádosti

Škola

Účel zpracování osobních údajů	Kategorie subjektů údajů	Rozsah osobních údajů	Kategorie příjemců údajů	Doba zpracování
Zápisový lístek – vedení povinné dokumentace školy podle zákona č. 561/2004 Sb.	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení dítěte, datum narození, rodné číslo, místo narození a okres, státní občanství, bydliště, pojišťovna, zdravotní stav, jméno a příjmení zákonných zástupců, bydliště, telefon.	ZŘŠ, pro vnitřní potřebu školy – školní matriku (UIV – sběr dat, Výkaz o zahájení povinné školní docházky v ZŠ)	Dle spisového a skartačního řádu
Přihláška k PZ	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení zákonného zástupce, jméno a příjmení dítěte, datum narození, místo trvalého pobytu, státní příslušnost, rodné číslo, datum narození zák. zástupce	pro vnitřní potřebu školy, CERMAT	Dle spisového a skartačního řádu
Dotazník pro rodiče žáka 1. ročníku (součást Katalogové složky žáka)	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení dítěte, rodné číslo, mateřský jazyk, místo narození, státní občanství, bydliště, pojišťovna, zdravotní stav, jméno a příjmení zákonných zástupců, bydliště, telefon, doplňující informace dle vlastního uvážení zákonného zástupce	TU, pro vnitřní potřebu školy	Dle spisového a skartačního řádu
Katalogová složka žáka/žákyně – vedení povinné dokumentace školy podle zákona č. 561/2004 Sb.	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení dítěte, datum narození, rodné číslo, vyučovací jazyk, místo narození, státní občanství, kvalifikátor SO, bydliště, zdravotní pojišťovna, jméno a příjmení zákonných zástupců, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, telefon, e-mail, školní vzdělávací program, předchozí vzdělávání, hodnocení, údaje o zdravotní způsobilosti	TU, pro vnitřní potřebu školy, školní matriku (UIV – sběr dat)	Dle spisového a skartačního řádu
Rozhodnutí o přijetí žáka	Fyzické osoby – žáci, zákonný zástupce	Jméno a příjmení dítěte, datum narození, adresa trvalého pobytu, popř. adresa pro doručování, jméno a příjmení zákonných zástupců	pro vnitřní potřebu školy, školní matriku (UIV – sběr dat)	Dle spisového a skartačního řádu
Katalogový list žáka/žákyně – vedení povinné dokumentace školy podle zákona č. 561/2004 Sb.	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení dítěte, datum narození, rodné číslo, vyučovací jazyk, místo narození, státní občanství, kvalifikátor SO, bydliště, zdravotní pojišťovna, jméno a příjmení zákonných zástupců, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, telefon, e-mail, školní vzdělávací program, předchozí vzdělávání, hodnocení, údaje o zdravotní způsobilosti	TU, pro vnitřní potřebu školy, školní matriku (UIV – sběr dat)	Dle spisového a skartačního řádu
Žádost o ukončení, přerušení docházky	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení zákonného zástupce, jméno a příjmení dítěte, datum narození, místo trvalého pobytu	pro vnitřní potřebu školy	Dle spisového a skartačního řádu
Žádost o uvolnění z TV	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení zákonného zástupce, jméno a příjmení dítěte, datum narození, místo trvalého pobytu	pro vnitřní potřebu školy	Dle spisového a skartačního řádu
Žádost o uvolnění z výuky	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno a příjmení zákonného zástupce, jméno a příjmení dítěte, datum narození, místo trvalého pobytu	pro vnitřní potřebu školy	Dle spisového a skartačního řádu
Posudky žáků	Fyzické osoby - žáci	Jméno a příjmení dítěte, datum narození, místo trvalého pobytu, prospěch, docházka	Soudy, MMK odbor sociálně právní ochrany dětí, Policie ČR	Dle spisového a skartačního řádu
Komunikační a výuková platforma MS Office 365	Fyzické osoby - žáci, učitelé	Jméno a příjmení, titul, třída, skupina (tým), školní e-mail	pro vnitřní potřebu školy	Po dobu studia a zaměstnaneckého poměru ve škole

Školní jídelna

Účel zpracování osobních údajů	Kategorie subjektů údajů	Rozsah osobních údajů	Kategorie příjemců údajů	Doba zpracování
Přihláška ke stravování matrika	Žáci 1. – 9. třídy ZŠ, Žáci GOB a SOŠ Telč, zaměstnanci GOB a SOŠ Telč, ostatní strávníci	Příjmení a jméno, datum narození, bydliště, kontaktní telefon, šk. rok a třída	Vedoucí ŠJ	Dle spisového a skartačního řádu

Metodik prevence

Účel zpracování osobních údajů	Kategorie subjektů údajů	Rozsah osobních údajů	Kategorie příjemců údajů	Doba zpracování
Zápis z jednání se žákem	Fyzické osoby- žáci	Jméno, příjmení, datum narození	Metodik prevence, pro vnitřní potřebu školy	Dle spisového a skartačního řádu

Výchovný poradce

Účel zpracování osobních údajů	Kategorie subjektů údajů	Rozsah osobních údajů	Kategorie příjemců údajů	Doba zpracování
Přihláška na VŠ	Fyzické osoby – žáci	Jméno, příjmení, datum narození, místo narození, adresa trvalého pobytu, popř. adresa pro doručování, telefon	VŠ	Dle spisového a skartačního řádu
Zápis z jednání přestupkové komise	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, jméno a příjmení zákonných zástupců	Výchovný poradce, pro vnitřní potřebu školy	Dle spisového a skartačního řádu
Hlášení na OSPOD	Fyzické osoby – žáci, zákonní zástupci	Jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, jméno a příjmení zákonných zástupců	Výchovný poradce, OSPOD	Dle spisového a skartačního řádu

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKONNÝCH ZÁSTUPCŮ
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ŽÁKŮ